Meeting

Für den Erfolg von Meetings gibt es einige wesentliche Faktoren. Wenn Sie diese beachten, dann sollte es kein Problem sein, die gewünschten Ziele zu erreichen.

Organisatorische Faktoren

• Ziel/Thema
  Ist die Besprechung wirklich notwendig? Kann man das Thema informell ebenso effektiv lösen?
  Was ist gefragt? Entscheidung oder Information?
  Setzen Sie ein Ziel und kommunizieren Sie es zu Beginn des Meetings.
  Stellen Sie am Ende des Meetings das Ergebnis fest und gleichen Sie es mit dem Ziel ab.
  Planen Sie, wenn nötig, die nächsten Schritte.
• Teilnehmer
  Sind die Teilnehmer die richtigen?
  Sind sie ausreichend informiert?
  Ist es ein Meeting unter Kollegen oder mit Kunden?
  Wer übernimmt die Moderation/Steuerung des Meetings?
• Ort und Datum/Zeit
  Finden Sie den richtigen Ort und die richtige Zeit.
  Planen Sie ausreichend Zeit ein.
• Material/Medien
  Halten Sie das benötigte Material bzw. die notwendigen Medien bereit.
  Bsp.: Telefon, Magnetwand, Pinnwand, Flipchart, White Board, Beamer, Stromanschluss, Stifte, Papier, Unterlagen/Dokumente, Getränke, Essen
• Dokumente
  Dokumente, die zum Einsatz kommen (können):
  Einladung, Agenda, Teilnehmerliste, Unterlagen (Ausdrucke), Protokoll
• Zeitplan
  Erstellen Sie sich bei Bedarf einen Zeitplan/eine Agenda:
  Beginn und Abschluss
  Einstieg
  Themen und Ziele vorstellen
  Themen bearbeiten
  Zusammenfassung
  Nächste Schritte
• Stil
  Für jedes Meeting ist der Stil elementar. Grundregeln sind:
  Toleranz, Respekt, keine Monologe, aktive Mitarbeit